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Saiba como otimizar o processo de gestão de documentos da empresa

Publicado em 3 mar 2022

Atualizado em 3 mar 2022

Gestão de Pessoas

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Gerenciar as informações e os dados da empresa e tê-los de forma organizada é essencial para a análise de resultados e identificação dos pontos fortes e dos que precisam ser melhorados. Isso auxilia, inclusive, em um planejamento estratégico eficiente. 

Pensando nisso, elaboramos este artigo com dicas importantes para você otimizar o processo de gestão de documentos da empresa. Boa leitura!

4 dicas para otimizar a gestão de documentos

A melhor forma de começar o processo de otimização de documentos é desenvolver uma estratégia para, primeiro, identificar os pontos problemáticos e, em seguida, estruturar um plano de ação. Veja algumas dicas:

1. Crie uma rotina de digitalização

Atualmente, digitalizar documentos traz inúmeros benefícios para o negócio. Entre eles, otimização de espaço, organização em pastas de acordo com o setor dos arquivos, praticidade no armazenamento e redução de riscos de fraudes, além da promoção do consumo sustentável.

No entanto, é preciso criar uma rotina para essa digitalização. Caso contrário, a empresa fica propensa a perder arquivos que podem comprometer significativamente o bom andamento das suas atividades.

2. Conte com o auxílio da tecnologia

A tecnologia transforma o dia a dia de qualquer gestão. A partir de novas ferramentas, é possível melhorar processos, além de integrar setores e alinhar as áreas para que as metas e os objetivos estabelecidos sejam cumpridos de maneira eficiente.

Ao utilizar a tecnologia na gestão de documentos, como o armazenamento em nuvem, por exemplo, é possível liberar espaço no HD da organização e acessar as informações  de maneira segura de onde quer que você esteja.

Checklist do DP

3. Crie políticas claras

É preciso criar políticas claras para o acesso aos documentos, pois nem todas as informações podem ser compartilhadas com qualquer profissional ou setor da empresa. Ao compartilhar um arquivo de uma área com outra, ambas ficam, de certa forma, vulneráveis a ações externas. 

Por essa razão, é extremamente importante ter políticas claras e objetivas relacionadas ao acesso a esses documentos. Selecione os arquivos de acordo com o setor, proteja-os com senhas ou códigos disponíveis apenas para pessoas autorizadas — e tenha advertências definidas para aqueles que desrespeitarem as orientações.

4. Defina quem são os responsáveis pela gestão de documentos

Ao definir os responsáveis pela gestão de documentos, você colabora para que haja uma espécie de “coordenador” para aqueles documentos, aumentando a segurança e a eficiência da organização. 

Neste post, você conferiu algumas dicas práticas para otimizar a gestão de documentos da empresa. Ao seguir essas estratégias, você reduzirá significativamente as chances de falhas, permitindo que o seu negócio fique seguro em relação às informações.

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