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Assinatura eletrônica: o que é e qual sua importância para a empresa?

13 de maio de 2022

Gestão de Pessoas

O uso da assinatura eletrônica cresce conforme as empresas percebem a necessidade de se adequarem às novas tecnologias e a rapidez com que é preciso realizar os processos. Sendo assim, para poder vender mais, reduzir custos e contribuir para o desenvolvimento saudável de um negócio, é fundamental ficar a par desse assunto.

Percebemos, cada dia mais, que é imprescindível substituir o papel por métodos automatizados. Afinal, processos arcaicos já não são mais eficientes se você quer se destacar no mercado, além do alto custo com insumos.

Então, para lhe deixar ciente sobre as novidades, confira a seguir o que é a assinatura eletrônica, os benefícios e o que a diferencia da digital. Acompanhe!

O que é assinatura eletrônica?

Esse instrumento nada mais é do que um mecanismo usado para identificar pessoas no meio eletrônico. Para isso, são utilizados métodos de autenticação, como senhas, tokens e SMS, por exemplo. Portanto, tem a função de garantir quem está provando ou assinando algum documento.

Essa tecnologia possui a mesma validade e importância jurídica das assinaturas físicas, feitas com papel e caneta. Ela pode ser utilizada em diversos tipos e modelos de documentos, como:

  • operações bancárias (pagamentos, transferências etc);
  • contratação de serviços (planos de saúde, seguros, internet, telefonia, TV, aluguel);
  • formulários;
  • processos de recursos humanos;
  • contratos variados.

Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

A assinatura digital é feita eletronicamente e formada por um conjunto de dados e uma mensagem digital codificada. A diferença principal entre os dois modelos é que, para utilizar a assinatura digital, é preciso ter um Certificado Digital Público.

Esse é um documento federal que pode ser emitido por uma empresa ou órgão homologado pelo governo, podendo ter validade de 1, 2 ou 3 anos. Sendo assim, a digital é mais burocrática e precisa estar no nome do autor da assinatura do documento.

É importante dizer que a assinatura digital não é a mesma que uma assinatura de próprio punho digitalizada ou escaneada, pois aquela pode ser facilmente alterada ou transferida para outro documento.

Afinal, quais são os benefícios da assinatura eletrônica?

Como dissemos, é cada vez mais necessário que as empresas se adequem às novas tecnologias. Com isso, utilizando a assinatura eletrônica, a sua instituição poderá se distinguir e se enquadrar em questões importantes. Confira algumas a seguir.

Sustentabilidade

Segundo uma pesquisa feita pela empresa IBM, um funcionário utiliza, em média, dez mil folhas de papel por ano. E, como sabemos, isso gera danos ambientais como o desmatamento e o acúmulo de lixo.

No entanto, com a assinatura eletrônica não é preciso ficar imprimindo documentos, formulários ou cada contrato que precisa ser assinado. Dessa maneira, a sua empresa reduzirá custos significativos com a compra de insumos para escritório, além de contribuir com a sustentabilidade, minimizando a utilização de papéis.

Agilidade

Imagine quantos contratos e documentos um funcionário ou gestor de uma organização precisa assinar todos os dias. Utilizando a tecnologia das assinaturas eletrônicas, esse processo se torna consideravelmente mais rápido, otimizando as tarefas diárias.

Segurança

É fato que os sistemas automatizados e as tecnologias de criptografia são métodos altamente confiáveis. Portanto, as assinaturas feitas eletronicamente, além de proporcionarem mais rapidez, são mais seguras e evitam fraudes, acessos indevidos e falsificações.

A assinatura eletrônica é essencial para que as empresas acelerem e automatizam processos que, antes, eram demorados e maçantes. Além disso, a tecnologia também é utilizada como meio de segurança nos dados, informações e contratos e de redução de custos significativos no orçamento do negócio.

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