GFIP: o que é, principais regras para empresas e como fica após a substituição pela DCTFWeb?
O que é a GFIP?
A GFIP é a sigla dada a Guia de Fundo de Garantia e Informação à Previdência Social que contém todas as informações dos trabalhadores de determinada empresa, bem como as informações de remunerações declaradas por meio do aplicativo SEFIP.
A fundamentação legal dessa obrigação está prevista na Lei Federal n° 9.528, de 10 de dezembro de 1997, que alterou a Lei n° 8.212/91, que trouxe a obrigação das empresas de prestarem informações relativas a previdência social, além do Decreto nº 3.048, de 06 de maio de 1999, que normatizou a GFIP.
Era por meio da GFIP que o empregador informava recolhimento do FGTS e também da contribuição previdenciária dos seus empregados, conhecida popularmente de INSS, porém, tivemos algumas mudanças com a implementação do eSocial.
O que mudou com o eSocial?
Com a implementação do eSocial, as informações de contribuição previdenciária passaram a ser declaradas e recolhidas por meio da DCTFweb, ou seja, o INSS descontado dos empregados e ainda as contribuições da empresa empregadora, devem ser transmitidas e recolhidas exclusivamente por meio da DCTFweb.
O que aconteceu com a GFIP após o eSocial?
Atualmente as empresas utilizam a GFIP para informar e recolher o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS, mas logo isso também irá mudar, pois o Governo Federal está trabalhando na substituição total da GFIP pelo FGTS Digital, o que irá modernizar e facilitar a vida de empresas e empregados em relação ao FGTS.
Enquanto isso não acontece, as empresas continuarão realizando o recolhimento do FGTS por meio da Guia de Recolhimento do FGTS – GRF, por isso ainda é importante entender como se dá o preenchimento e transmissão da GFIP.
Orientações para preenchimento da GFIP
Para entender os detalhes sobre o correto preenchimento e transmissão da GFIP é interessante a leitura do Manual da GFIP para SEFIP 8.4, porém, com a ajuda da tecnologia, esse processo acaba se tornando bem simples.
Em regra, as informações dos trabalhadores e suas remunerações são alimentadas em um sistema de folha de pagamento de preferência da empresa. A partir das informações inseridas, o próprio sistema de folha disponibiliza ferramentas para a geração do arquivo no formato exigido pelo governo.
O arquivo gerado trará todas as informações de acordo com o layout da GFIP. A partir daí, basta que o responsável pela folha de pagamento importe o documento no sistema SEFIP.
Obs: é importante realizar conferências! Estando tudo ok, o usuário deve fazer o que chamamos de “fechamento do movimento”: outro arquivo será gerado e este segundo deverá ser transmitido pelo Conectividade Social, que é outra aplicação do Governo utilizado para transmitir informações.
Concluídas todas as etapas de transmissão, basta voltar para o SEFIP e emitir a guia de recolhimento do FGTS.
Qual o prazo para transmitir GFIP?
Conforme o Manual do GFIP 8.4, o prazo de envio e pagamento do FGTS é até o dia 07 de cada mês. Já no caso do FGTS referente ao 13º salário, o prazo é de até o dia 31 de janeiro do ano seguinte.
Não havendo expediente bancário na data do vencimento, a transmissão e pagamento deverão ser antecipados para o dia de expediente bancário imediatamente anterior.
Penalidades pelo atraso ou não entrega
A partir do dia 1º de julho de 2022, a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb) passará a emitir Multa por Atraso no Envio de Declaração (MAED) automaticamente quando a declaração for enviada depois do prazo. Todas as DCTFWeb originais enviadas em atraso a partir dessa data estarão sujeitas à MAED, independentemente de a quais períodos de apuração se refiram.
A notificação da multa e o DARF para o pagamento serão gerados diretamente pelo sistema, no momento do envio da declaração.
A MAED está prevista no art. 32-A da Lei nº 8.212 de 1991, e é devida sempre que a obrigação for entregue após o prazo legal, possuir incorreções ou não for entregue. O valor da multa pelo atraso é de 2% ao mês, sobre o total de contribuições informadas, mesmo que tenham sido pagas, limitado a 20% desse montante.
A multa mínima é de R$ 200,00 para DCTFWeb sem movimento (quando não há fato gerador de tributos) e de R$ 500,00 nos demais casos. Se forem identificados erros ou a declaração não for entregue (omissão), o contribuinte é intimado a corrigir os erros ou enviar a DCTFWeb, respectivamente.
Quais os cuidados especiais na entrega da GFIP?
Em regra, o empregador deve enviar a GFIP utilizando o arquivo gerado pelo sistema de folha de pagamento da empresa, logo, é de suma importância que as informações alimentadas no sistema sejam registradas em tempo hábil, além de preenchidas corretamente.
Como vimos, além das informações cadastrais do trabalhador, também são declaradas as remunerações, ou seja, os pagamento registrados em folha feitos ao empregado, por isso, a conferência das rubricas das folhas, além de suas incidência irão reduzir ou quem sabe até eliminar erros em relação aos valores que devem ser declarados e recolhidos.
Por fim, fique atento aos prazos de recolhimento do FGTS. Evite deixar para enviar a declaração no limite do vencimento, pois ocorrendo erros na transmissão você terá a oportunidade de corrigir e enviar no prazo.
Quem deve entregar a GFIP?
Somente os trabalhadores celetistas (que trabalham no regime CLT) têm direito ao FGTS, ou seja, as empresas que contratam empregados regidos pela CLT é que precisam declarar a GFIP.
Na prática, quem tem a função de gerenciar essa declaração é o departamento pessoal da empresa ou do escritório contábil. Por isso, é muito importante que os gestores diretos dos trabalhadores sempre mantenham os profissionais de DP informados sobre qualquer situação atípica que envolva os empregados, por exemplo, quando acontece uma promoção, transferências e desligamentos, pois situações assim afetam diretamente a obrigação da GFIP.
Sendo assim, aqueles que não têm empregados celetistas estão desobrigados a declarar a GFIP.
FGTS Digital
O FGTS Digital será uma nova forma de transmitir e gerenciar as informações relacionadas ao FGTS e tem como objetivo modernizar o processo de modo a trazer mais agilidade e segurança a empregados e empregadores.
Logo, o empregador irá emitir a guia de recolhimento do FGTS com base nas informações declaradas no eSocial. No entanto, o mesmo ainda está em processo de produção.
Após a conclusão do projeto ele será implantado conforme o calendário que será divulgado pelo Governo Federal, até lá, seguimos utilizando o SEFIP.
