ERP: guia básico do conceito às vantagens
Independente do tamanho da sua empresa, é imprescindível organizar as demandas de cada área que fazem parte de sua estrutura. Algumas empresas optam por contratar sistemas separados para fazer a gestão dos setores, mas é para ajudar nesse processo que os ERPs são excelentes opções de gerenciamento.
Não é suficiente apenas saber como fazer os inputs de dados em um software de gestão. É necessário entender o que é ERP e como ele deve ser utilizado para que as melhores decisões sejam tomadas pelos gestores de uma empresa.
Mesmo que você já possua um sistema de gestão em sua empresa atualmente, se atualize com nosso material a seguir para decidir se é hora de trocar ou não de estratégia. Confira!
O que é ERP?
Apesar de existir a tradução literal da abreviatura, aqui no Brasil seguimos utilizando o termo ERP para nos referir aos softwares que fazem a gestão de um negócio de forma integrada entre setores.
A sigla ERP significa Enterprise Resourcing Planning e traduzida para o português temos Planejamento dos Recursos da Empresa. E, por recursos, entendemos as diversas áreas que estão na composição organizacional de um negócio.
Como surgiu o ERP?
Para contar um pouco de história, a versão que temos hoje de ERP é a evolução de um sistema que nasceu em 1913 com o engenheiro Ford Whitman Harris. Na época, Ford criou um sistema para programar produção.
Anos depois, e baseado no sistema de Ford, surgiram os planejamentos feitos por empresas que precisavam identificar as necessidades de seus materiais e manufaturas. Em 1983, começaram a aparecer os primeiros módulos que integravam listas de compras e materiais, além de gestão de contratos. Com o avanço da tecnologia e desenvolvimento dos computadores, em 1990 surgiu a categoria de software que fazia o planejamento dos recursos empresariais: os ERPs.
Como funciona um ERP?
O funcionamento de um ERP se dá pela integração de diferentes módulos de áreas distintas. Tais módulos estão relacionados aos processos das áreas que movem um negócio: compras, logística, varejo, suprimentos, financeiro, contábil, departamento pessoal, qualidade, compliance e outros.
Com diferentes funcionalidades, específicas para as necessidades de cada setor, o ERP automatiza os processos que seriam manuais, armazena dados e unifica a visualização de resultados. Dessa forma é possível fazer a gestão empresarial por completo, com visão por área e uma ideia do geral.
O ERP tem a função de centralizar todos os dados e informações da empresa, proporcionando o alinhamento entre as áreas a partir da comunicação e acesso a diferentes módulos.
Um exemplo para facilitar: o departamento financeiro, responsável pelo pagamento da folha de pessoal, consegue saber qual é a quantia exata que deverá sair do caixa da empresa para o cumprimento das obrigações legais referentes aos salários de determinada competência. Isso ocorre porque o departamento pessoal lança no sistema ERP todos os eventos relacionados à folha de pagamento. É essa a integração que facilita todo e qualquer processo que uma empresa venha a ter.
Qual é a importância de ter um ERP para as empresas?
A simplificação de um negócio é a principal vantagem do uso de um ERP. Integrar todas as áreas e ter uma visão do todo possibilita a tomada de decisões mais assertivas.
Muitos processos dentro de uma empresa são feitos repetitivamente. Um ERP auxilia os colaboradores a automatizar as rotinas que são mais robóticas e ganhar mais eficiência nas atividades.
Quais são as vantagens do ERP?
A grande vantagem de um ERP é a possibilidade de customização para se adequar à realidade de cada empresa. Poder escolher quais módulos gostaria de ter acesso para fazer a gestão do negócio é, sem dúvidas, o maior ganho na adoção de sistemas assim.
Porém, ainda existem outros ganhos na adesão a esse formato de gerenciamento:
- Integração de vários setores da mesma empresa;
- Segurança ao concentrar todas as informações da empresa em 1 único software;
- Acesso através de nuvem e não só local;
- Acesso às informações de forma setorizada ou ampla;
- Automação dos processos rotineiros dos setores;
- Menor risco de erros por input incorreto de dado;
- Atualização de dados em 1 único momento para toda a empresa;
- Redução de tempo no fechamento da parte financeira e contábil;
- Acompanhamento completo dos processos desde necessidade de estoque até reposição.
Como o ERP pode melhorar os resultados da empresa?
O ERP vai proporcionar o acompanhamento constante, e feito de forma rápida, do crescimento de uma empresa. Investir em ERPs que podem ser acessados de qualquer lugar são as opções mais recomendadas.
Como diria Aristóteles, “O todo é maior do que a soma de suas partes”, então fazer a concentração dos dados em 1 única ferramenta gera menor custo e maior visão dos resultados.
Um estudo feito com 53 empresas do setor de construção civil revelou que “a simples implantação do sistema promove ganho significativo nos fluxos dos processos operacionais e, inclusive, reduz, ainda que minimamente, a rotatividade da mão de obra. O ERP, portanto, desencadeia mudanças organizacionais facilmente perceptíveis pelos membros da organização”.
Qual é o melhor software de ERP para minha empresa?
É preciso levar em consideração os objetivos do negócio e, se possível, o planejamento estratégico da empresa.
A primeira coisa a se fazer no processo de escolha de um ERP para sua empresa é entender a real necessidade dela. Cada setor pode apresentar quais são os principais processos que demandam de pessoas e tempo.
Feito isso é necessário verificar quais áreas se comunicam direta ou indiretamente. Isso porque há diversas opções de softwares no mercado que integram as áreas, mas nem sempre aquelas que você precisa.
Algumas opções de ERP mais conhecidas no mercado são:
- TOTVS;
- SAP;
- Oracle;
- Senior Sistemas;
- Omie;
- Fortes Tecnologia.
Diante da necessidade de controle de todos os processos de uma empresa, optar por um ERP é a forma mais simples de fazer a gestão de um negócio. A tecnologia evoluiu a partir da customização de cada empresa e contribuiu na melhoria na integração entre os setores.
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