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Saiba como melhorar a gestão da folha de pagamento

Publicado em 15 jun 2022

Atualizado em 15 jun 2022

Gestão de Pessoas

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À medida que uma empresa cresce, surgem alguns desafios que devem ser superados para que a organização alcance o sucesso e se mantenha estável no mercado. A gestão da folha de pagamento é um deles.

Determinar o custo do quadro de colaboradores é tão importante quanto o próprio processo produtivo da companhia. O custo da mão de obra é uma das variáveis para a formação do preço de venda e, será por meio dessa gestão, que você poderá quantificar a eficiência da sua mão de obra, principalmente se a sua empresa trabalha com metas.

Muitos gestores acreditam que a folha de pagamento é apenas o salário-base negociado em sindicato ou acordado com o colaborador. Contudo, existem encargos que serão apenas pagos na rescisão, e se o gestor não estiver preparado, pode levar um susto quando precisar demitir alguém.

Para melhorar sua gestão neste processo, confira as dicas que preparamos neste post!

Afinal, como melhorar a gestão da folha de pagamento?

Fuja de surpresas

Planeje quanto será pago para cada colaborador por mês e reserve a porcentagem referente aos encargos em uma conta criada somente para isso.

A porcentagem de encargos de cada colaborador varia de 39% a 69% do salário-base, dependendo do seu regime de tributação. A primeira coisa a ser definida, juntamente ao seu contador, é o valor dessa porcentagem que deverá ser depositada.

Alguns encargos são pagos mensalmente no holerite, como salário-família e vale-transporte. Outros, como o FGTS, são depositados mensalmente na conta do colaborador na Caixa Econômica Federal, e cujo saldo será sacado no ato da rescisão.

Já os encargos como férias, 1/3 de férias e 13° salário, poderão ser rateados pelos meses do ano e depositados mensalmente nessa conta extra para evitar o susto no final do ano.

Evite a Justiça do Trabalho

Para evitar que você seja incluído em um oneroso processo trabalhista, mesmo depois de cumprir com todas as suas obrigações, o ideal é que tudo seja feito conforme a cartilha:

  • Tenha o controle de ponto: com ele, tudo o que acontece em relação à movimentação de colaboradores é registrado, alguns por meio de senha, outros, pela biometria. Ele é importante para registrar ainda as faltas, horas extras e atrasos;
  • Caso a sua empresa ainda emita holerite impresso, recolha a assinatura nos holerites ao efetuar o pagamento da folha, ou qualquer valor, o que inclui prêmio por metas, comissões e outros. Mas você pode optar pelo holerite online;
  • Faça backup dos recibos assinados e mantenha-os sempre ao alcance. Para isso, você poderá utilizar recursos para fazer a gestão de documentos.

Elabore um plano de cargos e salários

Seja justo com seu colaborador: recompense-o pelo esforço e pague salários compatíveis com o mercado. Por meio de um bom plano de cargos e salários é que isso poderá acontecer.

Determine a função de cada um dentro da organização, suas expectativas em relação a eles, as metas definidas para executar sua função de forma mais eficiente e a forma de recompensá-los por isso. Nunca pague menos do que é merecido, pois um colaborador satisfeito é o primeiro passo para a eficácia do processo produtivo.

Reduza os custos da gestão da folha de pagamento

Tenha parcerias com empresas que garantam que o pagamento da folha será eficiente também para o seu colaborador. Existem empresas especializadas em meios de pagamentos digitais que otimizam esse processo com segurança e agilidade, sem a burocracia de bancos.

Além disso, elas facilitam a movimentação financeira tanto da empresa quanto do colaborador em uma plataforma da web, que pode ser facilmente usada de qualquer lugar.

Se você quer otimizar seus processos e melhorar a gestão da folha de pagamento, avalie nossas dicas e veja o que pode ser aperfeiçoado na sua empresa.

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